XIII. Faire signer un document
Pour faire signer un document, il existe trois modes de signature possibles :
Mode n°1 : Marquer comme signé
1. Lancez la procédure de signature
Avant de lancer la procédure de signature vous devez avoir préalablement rempli l’ensemble des informations du document puis l’avoir généré. Cliquez sur le "+" en bas à droite de votre écran. Sur ordinateur vous accéderez directement à la phase suivante.
2. Sélectionnez "Marquer comme signé"
Sélectionnez "Marquer comme signé" représenté par l’icône avec une plume et un petit check. Vous devez choisir cette procédure si votre document a déjà été signé ou si celui-ci va être signé sur papier, sans faire appel à la signature électronique.
3. Appuyez sur "Confirmer"
Une fenêtre informative s’affiche alors avec la mention "Marquer ce document comme signé en dehors de l’application empêchera toute modification ultérieure". Si vous êtes d’accord, appuyez sur "Confirmer".
4. Sélectionnez la date correspondante à la signature
Une deuxième fenêtre s’affiche, vous devez alors spécifiez la date de la signature correspondante. Sélectionnez "Marquer comme signé ce jour" ou spécifiez une date précise.
5. Générez le contrat "Marquer comme signé"
Pour visualiser votre contrat, sélectionnez "Afficher le PDF".
6. Visualisez le contrat "Marquer comme signé"
Après avoir générez le contrat au format PDF, vous observerez qu’aucune signature ne figure sur le document. Vous pourrez alors l’imprimer et le faire signer sur papier. Ou bien le partager/l’enregistrer tel quel.
Mode n°2 : Signature manuelle
1. Lancez la procédure de signature
Avant de lancer la procédure de signature vous devez avoir préalablement rempli l’ensemble des informations du document puis l’avoir généré. Cliquez sur le "+" en bas à droite. Sur ordinateur vous accéderez directement à la phase suivante.
NB : La procédure "Signature manuelle" est uniquement possible sur tablette
3. Appuyez sur "Oui"
Une fenêtre informative s’affiche alors avec la mention "La signature manuelle est une signature simple, elle ne vaut pas une signature avancée, elle ne peut ne pas être reconnue par les tribunaux, nous vous conseillons de l’éviter pour des contrats importants". Si vous souhaitez continuer, appuyez sur "Oui".
4. Faites signer le document au premier signataire
Faites signer le document au premier signataire directement sur la tablette, puis appuyez sur la petite flèche "Suivant" à droite. Répétez l'action autant de fois qu'il y a de signataires, puis signez à votre tour.
5. Signez le document
Après avoir fait signé le document à l'ensemble des parties, signez le document à votre tour directement sur la tablette. Appuyez ensuite sur le bouton "Valider" en bas à droite.
6. Validez les signatures
Une fenêtre informative s’affiche alors avec la mention "Valider toutes les signatures ?". Si vous êtes d’accord, appuyez sur "Valider".
7. Générez le contrat avec "Signature manuelle"
Pour visualiser votre contrat, sélectionnez "Afficher le PDF".
8. Visualisez le contrat avec "Signature manuelle"
Après avoir générez le contrat au format PDF, vous observerez que les différentes signatures figurent sur le document. Vous pourrez ensuite le partager/l’enregistrer.
Mode n°3 : Signature avancée
1. Lancez la procédure de signature
Avant de lancer la procédure de signature vous devez avoir préalablement rempli l’ensemble des informations du document puis l’avoir généré. Cliquez sur le "+" en bas à droite. Sur ordinateur vous accéderez directement à la phase suivante.
2. Sélectionnez "Signature avancée"
Sélectionnez "Signature avancée" représentée par l’icône avec une plume et une petite étoile. Ce mode vous permettra de faire signer votre document en face à face ou à distance via le système de signature électronique avancée (certifiée).
3. Sélectionnez la signature en face à face ou par email
Vous aurez le choix entre une signature électronique avancée "En face à face" ou une signature électronique avancée "Par email" à distance. Vous pouvez choisir des procédures différentes pour chaque signataire. Sélectionnez ensuite "Démarrer la procédure" en bas à droite.
Lors d’une signature électronique avancée par e-mail à distance, chaque signataire reçoit un e-mail ainsi qu’un SMS pour démarrer la procédure. Le reste de la procédure se déroule ensuite de la même manière qu'une signature avancée en face à face (étape suivante).
4. Le document s'affiche à l'écran
Chaque signataire devra le parcourir en défilant vers le bas.
5. Parcourez toutes les pages
Si le document comprend plusieurs pages, sélectionnez "Document suivant" en bas à droite ou la flèche au milieu à droite.
NB : Pour chaque procédure de signature, vous devrez d'abord faire signer chaque partie avant de pouvoir signer le document à votre tour7. Le premier signataire renseigne son code de confirmation
Un code de confirmation sera envoyé sur le numéro de téléphone du premier signataire par SMS ou via un appel vocal (selon le numéro enregistré fixe ou portable).
8. Le premier signataire valide sa signature
Le signataire peut dessiner sa signature à l'écran ou choisir l'option texte. Dans tous les cas il faudra renseigner le code de confirmation fourni et sélectionner "Signer" pour valider la signature.
9. Faites signer le document au second signataire
En face à face, il vous faudra appuyer sur la flèche à droite pour continuer la procédure de signature avec le seconde signataire. Répéter alors l’action autant de fois qu’il y a de signataires, puis signez à votre tour.
Par e-mail à distance, chaque signataire signera sa partie et pourra "Valider" la procédure en appuyant sur le bouton en bas à droite (étape 13).
10. Signez le document
Une fois le document entièrement parcouru, vous aurez la possibilité de le signer en appuyant sur le bouton "Signer" en bas à droite, tout en visualisant les signatures des autres signataires.
Un code de confirmation vous sera envoyé sur votre numéro de téléphone par SMS ou via un appel vocal (selon le numéro enregistré fixe ou portable).
12. Validez la signature
Vous pouvez dessiner votre signature à l'écran ou choisir l'option texte. Dans tous les cas il faudra renseigner le code de confirmation fourni et sélectionner "Signer" pour valider la signature.
13. Validez la procédure
Lorsque la procédure est terminée, un message s'affiche à l'écran, vous pourrez alors sélectionnez "Valider" en bas à droite.
14. Générez le contrat avec "Signature manuelle"
Pour visualiser votre contrat, sélectionnez "Afficher le PDF".
15. Visualisez le contrat avec "Signature avancée"
Après avoir générez le contrat au format PDF, vous observerez que les différentes signatures figurent sur le document. Vous pourrez ensuite le partager/l’enregistrer.
Statut des signatures
Pour voir le statut des signatures d'un document, vous avez deux options possibles :
Sur l'interface d'accueil, sélectionnez "Consulter" dans la rubrique "Mandat", "Avenants", "Contrats de vente", "Contrats de location" ou "Bons de visite".
Repérez le contrat "En attente de signature" et sélectionnez l’icône "i".
Option n°2
Sur l'interface d'accueil, sélectionnez "Consulter" dans la rubrique "Mandat", "Avenants", "Contrats de vente" ou "Contrats de location".
NB : Lorsqu'une procédure de signature électronique à distance est lancée, tous les signataires reçoivent immédiatement un e-mail, mais également un SMS avec un lien cliquable pour signer directement leur contrat depuis leur smartphone. Sinimo® est la seule application qui propose cette fonctionnalité inédite !Relancer un signataire
1. Sélectionnez le signataire à relancer
Pour relancer manuellement un signataire qui n'aurait pas encore signé un contrat, rendez-vous dans la partie "Statut des signatures" et sélectionnez le petit "i" à droite du signataire concerné.
2. Appuyez sur "Relancer"
Appuyez ensuite sur "Relancer" symbolisé par une petite cloche. Le signataire réceptionnera la relance par e-mail et SMS.
3. Relancer une procédure de signature en face à face
Même après avoir réalisé une procédure à distance, vous pouvez à tout moment, décider de faire signer un client en face à face sur ordinateur, tablette, smartphone en sélectionnant "Signer en face à face".
Notifications et alertes signatures
1. Sélectionnez la petite cloche
Vous verrez à tout moment sur l’interface d’accueil de votre application, une petite cloche en haut à droite vous indiquant le nombres de notifications signatures.
NB : Chaque fois qu'une personne signe un contrat, une notification SRU, un bon de visite...etc vous recevrez sur votre mobile une notification qui vous permettra de savoir exactement qui a signé quoi et quand !
2. Observez les notifications
Vous pourrez alors accéder aux dernières informations concernant les signatures . Et vous pourrez également savoir quand votre contrat a été signé par toutes les parties.
État de la procédure de signature d'un contrat
Pour voir l'état de la procédure de signature d'un contrat vous avez deux options possibles :
Sur l'interface d'accueil, sélectionnez "Consulter" dans la rubrique "Mandat", "Avenants", "Contrats de vente", "Contrats de location" ou "Bons de visite".
Vous pourrez alors repérer le contrat en question et directement visualiser l’état de la procédure : "En attente de signature", "Signé simplement", "Signé manuellement", "Signé et certifié" ou tout simplement rien.
Repérez le contrat en question et sélectionnez-le.
Vous pourrez alors visualiser l’état de la procédure de signature du contrat en bas à gauche.
Télécharger un dossier de preuve
1. Sélectionnez la rubrique "Contrat de vente"
Sur l’interface d’accueil, sélectionnez "Consulter" dans la rubrique "Contrats de vente".
2. Sélectionnez un compromis ou une promesse de vente
Sélectionnez ensuite le contrat de vente préalablement signé et certifié (compromis ou promesse de vente).
3. Appuyez sur "Afficher le PDF"
Vous devez ensuite générer le contrat en appuyant sur "Afficher le PDF" en bas à droite.
4. Sélectionnez "Télécharger le dossier de preuve"
Vous pouvez ensuite visualiser le contrat de vente signé et certifié, puis sélectionnerez "Télécharger le dossier de preuve" en bas à droite, symbolisé par une petite valise.
NB : Afin de garantir la fiabilité de vos contrats et conformément au règlement eIDAS, nous archivons les dossiers de preuves de vos contrats signés en mode avancé pendant 10 ans chez CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts.
Attention : Le téléchargement du dossier de preuve est uniquement réalisable depuis la version web de Sinimo® (de préférence sur ordinateur.) En effet, celui-ci est un fichier .zip comportant deux fichier .txt.Related Articles
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